Ekip Yönetimi

Ekip üyeleri kendi iş takvimlerini oluşturur ve görüntüler, ekip lideri her bir elemanın ya ta tüm elemanların takvimini görüntüler ve gerekli görürse müdahale eder. Genel toplantılar ekip lideri tarafından herkesin takvimine tek seferde işlenebilir. Böylelikle organizasyon sistemli ve planlanabilir hale gelir.

Sistem ekip liderinin onayladığı bilgilerle prime tesir eden hesapları otomatik yapar. Bunlar belirli yüzdelerin altında ya da üstüne olduğunda şirketin prim politikasına uygun, az ya da fazla görünmeyecek şekilde doğru hesaplanır. Hesaplamalar katsayı olarak yapılabileceği gibi, maaş bilgisi üzerinden doğrudan ödenecek primin tutarı da hesaplanabilir. Hesaplanan primler muhasebe bölümünün onayı gibi ikinci bir onaydan sonra üyelerce görüntülenebilir.

Masraf formu hazır şablonlar yardımıyla çok pratik doldurulabileceği gibi özel özel durumlar için de uygundur. Masrafa konu olan faturaların fotoğrafları sistem tarafından kaydedilir. Girilen masraf onay sürecine geldiğinde istenirse bu faturalar da görüntülenir. Aynı zamanda bu sistem masraf faturalarının dijital kopyalarını da arşivlemiş olur. Masrafın ret edilmesi durumunda üyeye neden ret edildiğine dair not da paylaşılır.

Sistem üzerinden bireysel ya da gruplar halinde yazışma mümkündür. Örneğin ekip lideri Ege bölgesine gideceği zaman bu bölgedeki tüm üyelere mesaj gönderip haberleşme sağlayabilir ya da yapılacak genel bir toplantı için herkesin fikrini almak adına tüm ekibe mesaj gönderebilir.

Sisteme fotoğraf ve özellikleriyle kayıt edilen pazarlama gereçleri ekip üyelerince görüntülenir. Böylelikle tüm pazarlama gereçleri ekip üyelerince daha doğru kullanılabilir bir katalog haline gelir.

Katalogda yer alan promosyon gereçlerinden ekip üyeleri sipariş geçer. Ekip lideri tarafından siparişin onaylanması durumunda, ekip üyesine ait kargo etiketi, tüketim durumu gibi bilgiler otomatik oluşturulur. Böylelikle hangi gereçlere ihtiyaç olduğu ya da ekipte kimin hangi gereci kaç adet kullandığı gibi takibi yönelik veriler de ortaya çıkar.

Dosya paylaşımı sayesinde şirketin hem teknik hem de pazarlama sunumları, gerekli olan yazılımlar ve topluca yapılan etkinliklerin hatıra fotoğraflarına kadar istenilen dosyaların tek seferde tüm ekip ile paylaşılmasını mümkün kılar. Aynı zamanda yüklenen dosyaların sadece belirli ekip üyesi tarafından görüntülenmesi de mümkün olur. Bulut tabanlı (wetransfer gibi) yapılan paylaşımların zaman içinde kaybolmasını da engelleyerek paylaşılan dosyaların arşivlenmesini mümkün kılar.

Ekip üyeleriyle yapılan sunum dosyalarına ait sınavlar oluşturulabilir. Yapılan sınavlar belirli süreler içinde çoktan seçmeli ya da alan doldurmalı yapılabilir. Bu sayede üyenin bilgi düzeyi de takip edilerek geliştirilir.

Şirketin temin etmiş olduğu data hattı içeren iPhone ya da iPad’lerin belirli frekanslarda (örneğin 15 dk) konumları sisteme kaydedilir. Konum bilgileri tıpkı araç takip sisteminde olduğu gibi harita üzerinde rota görünümünde izlenir. Bu sayede ekip üyesinin mesai saatleri içindeki hareketleri de saptanır. Yasal sorunlar doğurmaması için konum takibi çalışanın izinli günlerinde ve çalışmadığı saatlerde yapılmaz. Ancak istenirse 24 saat de izleme yapılabilir. Konum takip sistemi cihazlara uzaktan mesaj gönderme, şarj seviyesi, şarja bağlı olup olmadığı ve cihazı kilitleme gibi özellikler de içerir. Şirket cihazlarının çalınması ya da kaybolması gibi durumlarda “lütfen 0216 xxx xxxx numarı telefona bilgi veriniz” gibi mesajlarla kilitletilerek bulunana kadar kullanılmaz hale getirilebilir. Cihazlar takip edilebildiği için araç takip sisteminin gereklilikleri ciddi ölçüde azaltılır ve hatta ortadan kalkar. Önemli! Konum takibi şu an için sadece internet erişimi olan iOS (iPhone ve iPad) cihazlarda mümkündür.